Guichet en ligne

PROPOSITION DE CREATION DE FORMULAIRE(S) eGUICHET POUR L’IMPLEMENTATION DU PLAN CANOPÉE 

Contexte du projet: 

L’objectif du projet est d’augmenter l’indice Canopée de la Ville de Liège, en plantant un maximum d’arbres dans les zones déficitaires. Il y a plus d’espace disponible dans les jardins privés que dans les zones publiques, d’où l’intérêt de motiver les citoyens à planter des arbres chez eux. L’objectif minimum à atteindre est de planter 20000 arbres sur 10 ans. 

Dans un premier temps, le besoin énoncé serait de créer 2 formulaires:  

 
1 -le citoyen effectue une déclaration d’intention de participer au projet Canopée avec l’adresse à laquelle il déclare vouloir planter une certaine quantité d’arbres (champ obligatoire) et de quelles essences il s’agit (champ facultatif). Il s’agira d’un contrat moral d’engagement. Ces déclarations permettront de réaliser: 

• Des statistiques d’évolution du projet quartier par quartier.  

• Envoi de newsletters 

• Suivi des citoyens dans le cadre du projet (recontacter) 

La cellule environnement émet le souhait de vérifier que la personne déclarante est bien propriétaire de la parcelle sur laquelle elle souhaite planter ou du moins a l’accord du propriétaire de la parcelle. Cependant, après consultation du Département juridique, il apparaît que cette vérification n’est pas conforme aux prescriptions en matière de RGPD. Une déclaration sur l’honneur du citoyen est préconisée à sa place, à joindre dans le formulaire avec le texte suivant : 

Una case à cocher validant la déclaration suivante sera introduite dans le formulaire : "Je certifie sur l'honneur que l'arbre sera planté sur le territoire de la Ville de Liège, sur un terrain repris à l'adresse mentionnée dans ce formulaire et dont je suis soit propriétaire, soit un(e) locataire dûment autorisé(e) par le/la propriétaire, soit un) gestionnaire."  

 Une autre façon de se prémunir de déclarations ‘frauduleuses’ serait de ne rendre accessible le formulaire de déclaration de plantation qu’aux citoyens qui ont créé leur compte via leur eID (l’adresse du citoyen apparaît ainsi automatiquement dans son compte à la création de celui-ci).  

Une liste prédéfinie avec environ 190 essences d’arbres devra être sélectionnable dans le formulaire. 

Un autre souhait de la cellule environnement est que le citoyen puisse modifier son intention de plantation (quantité, type d’essences). Cependant, un formulaire eGuichet, une fois envoyé, ne peut plus être modifié. Si le déclarant veut changer d'avis entre la déclaration d'intention et la plantation ou veut signaler que les circonstances ne lui ont pas permis de tenir son engagement (essences non dispo, quantité modifiée, ...), il faudra qu’il fasse une deuxième déclaration d’intention. Il faudra inclure un commentaire disant que seul le dernier formulaire rempli par rapport à une personne ET une adresse de plantation données sera pris en considération. En back office, la cellule environnement fera le tri dans les traitements doublons. 

Une nouvelle déclaration d’intention pourra être encodée chaque année par les citoyens, après une communication de relance globale par la cellule environnement via la liste des adresses mails recensée par le formulaire de déclaration.  

Saut de page 

2 -le citoyen demande 1 arbre en sélectionnant une des essences disponibles. Attention: Importance de signaler sur le site / (l’appli?) quelles sont les dispos restantes pour éviter les rétractations au moment de la commande. Ce formulaire ne sera accessible qu’aux personnes ayant déclaré au préalable leur intention de planter des arbres. Prévoir dans le workflow 4 mails en  réponse au citoyen, un accusé de réception de la demande, un mail disant que l'essence demandée n'est plus disponible et qu’on propose une des autres essences demandées, un mail disant qu'un arbre a déjà été attribué pour cette adresse et un dernier disant que la demande est approuvée avec les indications pour venir chercher l’arbre. 

Il sera demandé à IMIO de permettre de supprimer massivement pour tous les demandeurs le rôle permettant d’accéder au formulaire de demande d’arbre à une date donnée. L’objectif de cette action est ‘d’obliger’ le citoyen à faire une nouvelle déclaration d’intention de plantation pour faire une nouvelle demande d’arbre l’année suivante, tout en gardant les déclarations précédemment faites dans eGuichet. 

Le prix d’achat de chaque arbre octroyé tournera autour de 50 euros l’unité (<> avec la journée de l’arbre, 8 euros l’unité) 
 
Un communiqué de presse informant les citoyens du projet est prévu dans le courant du mois de Juin. Le formulaire d’engagement devrait être opérationnel pour le 15 juin, celui de commande pour le 1er septembre. 

En parallèle, une application est développée par le pôle de développement du DSI pour déterminer quelles essences d’arbres les personnes intéressées par le projet Canopée pourraient planter dans leur jardin, suivant différents critères (ex espace disponible, … ). L’application permettra au citoyen de télécharger le résultat de cette présélection = Outil d’aide à la décision 

 
Objectif 1 

• Nom, prénom, adresse de plantation (adresse obligatoirement liégeoise), adresse postale (pas obligatoirement adresse liégeoise), mail du déclarant demandeur (condition: être propriétaire ou locataire d’un bien comprenant un terrain non bâti) Déclaration sur l’honneur dans ce formulaire (déclaration sur l’honneur supra) 

• Déclaration d’intention de participer au projet Canopée -->  
  = engagement concret à planter un nombre et des essences particulières à choisir dans une liste de 190 choix, prévoir un champ libre pour encoder une essence qui ne serait pas présente dans la liste. 

Objectif 2 

• Demande d’arbres offerts par la Ville : 

• Nom, prénom, adresse de plantation (adresse obligatoirement liégeoise), adresse postale (pas obligatoirement adresse liégeoise), mail du demandeur 

La Cellule environnement souhaite limiter l’encodage d’une demande d’arbre aux seuls citoyens domiciliés sur le territoire liégeois. Il sera possible de bloquer l’encodage des demandes sur les codes postaux liégeois. Mais pour s’assurer que le domicile du demandeur est bien situé sur le territoire liégeois, un compte e-Guichet doit impérativement être créé avec eID afin de récupérer automatiquement son adresse. Si ce n'est pas le cas, il n’est pas possible de l’actualiser via eID par la suite (limitation eGuichet).  --> Décision à prendre: Recommander la création d’un compte eGuichet avec eID dans la communication du projet Canopée ou ne pas l’exiger et se limiter à la déclaration sur l’honneur. Il faut aussi tenir en compte les utilisateurs ayant déjà un compte eGuichet créés sans eID qui se verraient obligés de créer un nouveau compte pour participer au projet Canopée. --> Décision de la Cellule environnement de réclamer la création d’un compte eID pour les deux formulaires (cohérence)   

Remarques:  

Si le demandeur est une personne morale, il ne pourra réaliser une demande au nom de son association avec un compte eID. Une suggestion serait de mettre un message dans la communication eGuichet recommandant de contacter directement le Service Canopée pour réaliser la demande (risque d’afflux de demandes de ce type)  

Une personne ne pourra encoder qu’une demande d’arbre via son compte eGuichet. Une liste permettant de prioriser la demande d’essence permettra au Service Environnement d’accepter une demande d’arbre en cas de rupture de stock de la demande du premier /second choix du demandeur. 

Seules les demandes pour une adresse de plantation liégeoise pourront aboutir à une validation de la commande d’arbre par le citoyen. 

• 1500 arbres disponibles --> Obtenir la liste des essences d’arbres disponibles la première année. Ensuite, les demandeurs pourront sélectionner n’importe quelle essence dans les 190 disponibles et la commande se fera sur la base de l’inventaire des demandes. 

• Octroi d’un arbre par adresse de plantation --> pas de contrôle sur le propriétaire mais déclaration sur l’honneur - case à cocher et renvoi vers un pdf listant les conditions pour lesquelles le demandeur doit s’engager : 

· Être propriétaire du terrain de plantation ou locataire dûment autorisé·e par le/la propriétaire ou gestionnaire. 

· Garantir que l’arbre sera planté en pleine terre au maximum 2 semaines après sa prise de possession. 

· Respecter les distances de plantation réglementaires concernant les propriétés voisines et les impétrants (lignes électriques, conduites de gaz, …). 

Le lien eGuichet avec une adresse est réalisable. 
Le webservice LisRue sera utilisé comme pour le formulaire boxvelo 
rem. Cas particuliers : 
Un jardin peut être composé de plusieurs parcelles => 1 seul arbre 
Un jardin peut ne pas correspondre à une adresse => pas d’arbre 
Plusieurs personnes (adresses) peuvent résider à une même adresse => 1 seul arbre (Attention: prévoir un commentaire dans le formulaire spécifiant qu’un seul arbre pourra être offert pour une même adresse de plantation) 
Une adresse peut ne pas comporter de jardin => ‘pas d'arbre’ (dans un premier temps, il ne sera pas prévu de vérification plus avant du fait que l’adresse donnée comporte ou non un jardin --> si le code rue et le numéro de police sont dans un des champs de la table (en base de données)  il sera possible de fournir un outil d'aide à la recherche et/ou la vérification des adresses mentionnées par rapport à des parcelles cadastrales contenant des jardins.  
 

Le formulaire ne fera pas de contrôle sur les adresses éventuellement en doublon. Pour aider le backoffice, une aide à la vérification de la base de données encodée est possible le lendemain des encodages après la synchronisation de la BD eGuichet sur nos serveurs Ville de Liège --> Rapport SpagoBI sous forme de tableau des adresses listées dans eGuichet et en doublons. 

• Décompte du stock d’arbres --> Impossible d’intégrer un inventaire et décompte dans eGuichet ou d’exposer un compteur d’arbres disponibles devra être géré en // par le validateur 
  Si le champ : nombre d’arbres commandés et variété sont présents dans le formulaire eGuichet, il y a possibilité de faire un comptage des commandes dès le lendemain  
  La synchronisation de la BD eGuichet sur nos serveurs se fait de nuit : un rapport SpagoBI qui indiquerait  l’état des commandes est réalisable. Cette information devra être publiée sur la web page Canopée avec la date de MAJ. 

• Intégrer le consentement lié à la rédaction d’un pdf expliquant le traitement des données du déclarant /demandeur 

 
Opendata / cartographie: 

• Couche cartographique spécifique : aide à l’analyse et à la validation des demandes (pas requis dans un premier temps) 
   

• Intégration des points adresses de ce qui aura été demandé et déclaré planté dans l’Opendata. 

• Intérêt de bien guider l’encodage de l’adresse pour pouvoir capter suffisamment d’information que pour retrouver le point d’adresse du lieu de plantation 

• Information minimale : adresse : code rue + numéro de police  

• Nom de la rue : Champs liste comme dans box-vélo (et conserver le code rue associé pour faire la relation avec la liste des adresses plus tard dans le processus de vérification)  

• numéro de police : Champ fixe pour encoder  

• Les deux bases de données sur lesquelles on peut se reposer pour décliner une cartographie des plantations sont les points d’adresse et le plan parcellaire. 

• Il est très facile de transformer une base qui référence des données cartographiées en jeu de données OpenData  
   
  L’arbre apparaîtra planté au niveau de la maison sur la cartographie ! 

Les arbres plantés en domaine public par la Ville et autres seront visibles à leur emplacement exact. Pour respecter le RGPD, les arbres privés pourraient être représentés par un camembert pour chaque quartier (couche carto des quartiers existante et utilisée pour les études et planifications Canopée)  
L’essence de l’arbre n’intégrera pas la donnée publiée ? 

Saut de page 

Brouillon du contenu du formulaire d'engagement 

En remplissant ce formulaire, vous permettez également à la Ville de Liège d’estimer la future augmentation de la canopée dans les différents quartiers. 

• Nom 

• Prénom  

• Adresse email 

☐Je m’engage à contribuer à l’augmentation de l’indice de canopée liégeois en plantant : 

• Nombre d’arbres [nombre entre 1 et 20] 

• Essence(s)* [autant de cases que le nombre d’arbre ; maximum 20cases ; liste déroulante d’essences en français (cfr tableau des essences) + inscription libre] 

• Terrain de plantation : Code postal + rue + n° OU Référence cadastrale 

*facultatif 

Je certifie sur l'honneur que le ou les arbre(s) sera ou seront planté(s) sur le territoire de la Ville de Liège, sur un terrain repris à l'adresse de plantation mentionnée ci-dessus et dont je suis soit propriétaire, soit un·e locataire dûment autorisé·e par le/la propriétaire, soit un·e gestionnaire. 

Je m’engage également à entretenir le ou les arbre(s) (arrosage, taille) en ayant recours à des méthodes de gestion écologiques et permettre leur bon développement. L’utilisation de produits phytosanitaire est donc strictement interdite. Si nécessaire, je pratiquerai (ferai pratiquer) des tailles raisonnées de l’arbre et veillerai à ce que les feuilles et produits issus de la taille soient valorisés sous forme de compost ou de broyat. 

A mentionner sur le formulaire de commande d’arbre 

Conditions d’obtention : 

• Être propriétaire du terrain de plantation ou locataire dûment autorisé·e par le/la propriétaire ou gestionnaire. 

• Garantir que l’arbre sera planté en pleine terre au maximum 2 semaines après sa prise de possession. 

• Respecter les distances de plantation réglementaires concernant les propriétés voisines et les impétrants (lignes électriques, conduites de gaz, …). 

• S’engager à bien s’occuper de l’arbre reçu dans le respect de l’environnement (cfr JE M’ENGAGE) 

La Ville de Liège ne saurait être tenue pour responsable en cas de dommages ou de nuisances liées à la présence de l’arbre sur le terrain de plantation. Le ou la signataire déclare renoncer à tout recours contre la Ville de Liège.